Misschien ben je er niet van bewust, maar langzaam maar zeker verplaatsen wij steeds meer data naar ‘de cloud’. Dit betekent dat emails niet langer in een .pst bestand op onze computer staan maar op de servers van Google. Foto’s en documenten worden vanaf smartphones automatisch geüpload naar Apple’s iCloud of Microsoft’s Skydrive.

Maar heb je er wel eens bij stilgestaan wat er kan gebeuren als anderen toegang krijgen tot je Google, Apple of Microsoft account? Ok, misschien heb je geen e-mails met bedrijfsgeheimen in je Hotmail staan, maar wat nu als een hacker via jouw email adres een trojan of ander virus naar al je contactpersonen stuurt? Of als deze hacker zomaar al jouw bestanden en e-mails verwijdert? Wist je dat je tegenwoordig met facebook connect op heel veel andere websites en diensten kunt inloggen? Zo wordt het voor spammers wel heel makkelijk om met jouw facebook account hun rotzooi te verspreiden.

Goed, genoeg bangmakerij… Je bent namelijk gelukkig niet machteloos tegen hackers en spammers.

Wat kun je zelf doen om je tegen deze bedreigingen te beschermen?

1. Kies een sterk wachtwoord
   Als IT-er zie ik maar al te vaak dat mensen veel te simpele wachtwoorden zoals hun voornaam of de naam van hun kinderen gebruiken. Als het op wachtwoorden aankomt is het vooral belangrijk een niet te kort wachtwoord te kiezen en zorg dan meteen dat het niet zo makkelijk te raden is.
2. Gebruik een veilige email dienst
   Vooral ondernemers in het MKB maken vaak nog gebruik van de email functionaliteit die bij hun website hosting pakket wordt geleverd. Email is echter veel te belangrijk om te vertrouwen op een dienst die de webhoster ‘erbij’ doet omdat hun klanten dat verwachten. Veel beter is het om je email uit te besteden aan bedrijven die daarin gespecialiseerd zijn. Zo kun je bijvoorbeeld met Microsoft Office 365 beschikken over een echte exchange mailbox die je mails, agenda en contactpersonen automatisch synchroniseert met je smartphone. Maar nog veel belangrijker, Office 365 zorgt voor goede backups en scant al je emails op virussen en spam zodat je veel minder troep in je inbox krijgt.
3. Filter je internet
   Ook als je keurig je computer hebt voorzien van anti-virus software is het zomaar mogelijk dat bij het bekijken van een willekeurige website een virus op je computer wordt geplaatst. Met een dienst als OpenDNS kun je ervoor zorgen dat websites die malware verspreiden worden geblokkeerd op dns niveau en zo nooit je computer kunnen bereiken. Ook is het mogelijk om bepaalde websites te blokkeren zodat je kinderen niet zomaar op voor hun ongeschikte websites terecht kunnen komen.
4. Maak regelmatig backups
   Het maken van backups is voor velen een vervelende en tijdrovende klus. Met goede backupsoftware of een online backup dienst wordt automatisch een backup gemaakt van je belangrijke bestanden. Overigens raad ik je wel aan om regelmatig te checken of je backupbestand nog in orde is en of alle belangrijke folders worden gebackupt.
5. Installeer altijd software updates
   Echt, er is geen enkel excuus om software updates niet te installeren. Zorg ervoor dat je regelmatig checkt of er nieuwe updates beschikbaar zijn voor je besturingssysteem en programma’s. Deze updates voorzien je niet alleen van nieuwe functionaliteit maar dichten vooral bekende beveiligingsgaten. Dit geldt overigens ook voor je smartphone of tablet!

Dit zijn zomaar een aantal tips om ervoor te zorgen dat je minder kwetsbaar bent voor virussen en data verlies. Wat doe jij eigenlijk om je veilig op het internet te begeven?

Het enige probleem dat ik tegenkwam, was het feit dat Outlook mijn wachtwoord niet wilde onthouden, ondanks het feit dat ik de optie ‘Remember my credentials’ had ingeschakeld. De oplossing hiervoor is gelukkig eenvoudig:

Open de de Credentials Manager in Windows 7 en verwijder:
- SERVERNAAM.red002.local
Voeg het volgende toe:
- *.red002.local
- red002.mail.emea.microsoftonline.com
Vul als gebruikersnaam je email adres in. Het wachtwoord is je Exchange account wachtwoord.

Let er wel op dat je op deze manier je wachtwoord alleen kunt wijzigen via het Microsoft Online Services Administration Center.

Question: How do I setup Virtual Accounts in Outlook 2003

Procedure:

With Outlook 2003 opened:

You are now ready to use your virtual Account to send emails using another FROM: (i.e. reply) address

Now, when you click on New Mail Message (Ctrl+N) you will notice the pull down called “Accounts”. By clicking on it you can decide which account will be used to send your e-mail. You will also notice a grey box message at the top of your email that tells you which account will be used to send your message. By default, the Microsoft Exchange Server account will be used.

Omdat ik al jarenlang gebruik maak van Microsoft Outlook (afgezien van een kort uitstapje naar het nog verschrikkelijk tekortschietende Thunderbird), was ondanks regelmatige schoonmaakacties mijn pst bestand al tot zo’n 300 megabyte gegroeid. Een behoorlijk groot bestand om regelmatig een backup van te maken. Bij mijn hosting account heb ik wel de beschikking over een webmail interface, maar in combinatie met Outlook werkt dat niet zo prettig omdat ik daarmee niet van mijn Outlook adresboek gebruik kan maken en verstuurde e-mails niet in mijn Outlook Sent Items worden opgeslagen. Ook met het oog op de veiligheid leek het me een goed idee om mijn pst bestand bij een professioneel bedrijf extern op te slaan zodat er regelmatig backups van worden gemaakt.

Zoals gezegd heb ik daarom vorig jaar een Hosted Exchange abonnement genomen bij Fasthosts. Op zich was ik hier wel redelijk tevreden over, ze boden flink wat ruimte (1 GB) en de dienst was zeer stabiel.

Onlangs heb ik echter een iMate SP5 Windows Mobile smartphone gekocht waarmee je via push-mail automatisch via de GPRS verbinding je e-mail kunt ontvangen op je mobiele telefoon (vergelijkbaar met de Blackberry dienst). Omdat Fasthosts hun MS Exchange dienst nog niet heeft geupgrade naar service pack 2 werkte push-mail helaas niet.

Gelukkig was mijn jaarabonnement bijna afgelopen zodat ik op zoek kon gaan naar een andere aanbieder en na enig speurwerk heb ik in 1and1 Hosted Exchange een goed alternatief gevonden. 1and1 maakt gebruik van Exchange service pack 2 en zodoende werkt de push-mail dienst bij hun wél. Verder bieden ze dezelfde hoeveelheid mailbox ruimte als Fasthosts, en dit alles tegen een lagere prijs.

Al met al ben ik zeer tevreden over de 1and1 Hosted Exchange dienst en ik kan deze dienst dan ook van harte aanraden.

Meer informatie vindt je op de website van 1and1 (affiliate link)