Er lijkt de laatste jaren steeds meer aandacht uit te gaan naar beter document management door organisaties. Digitale documentatie is het kloppende hart van de hedendaagse zakenwereld en het klinkt dan ook vreemd dat veel bedrijven hun zaken op dit gebied vaak nog niet op orde hebben. Een gestructureerd en werkbaar systeem voor het beheer van digitale informatie zorgt niet alleen voor een hogere efficiency van de werkprocessen, het vergroot ook de tevredenheid van het personeel die er mee moeten werken. Daarnaast bespaart het ruimte op het systeem en het zal de kans op dataverlies of miscommunicaties aanzienlijk beperken. Met onderstaande tips kun je zelf de eerste stappen zetten richting beter documentbeheer, maar je kunt er natuurlijk ook kiezen voor sectorspecifieke oplossingen voor document management van Iron Mountain bijvoorbeeld.
Organisaties anno 2013 zijn in grote mate afhankelijk van de digitale processen in de organisatie. Het bedrijfssysteem, dat in veel gevallen bestaat uit businessplannen, klantdata, facturen en interne verslaglegging vormt de kern van de bedrijfsvoering. Wanneer (een gedeelte van) deze data verloren gaat of in verkeerde handen terecht komt dan zijn, dan kan dit desastreuze gevolgen hebben voor de voorgang van de bedrijfsprocessen. Daarnaast zijn de financiële en juridische gevolgen vaak niet te overzien. Een goed systeem voor document management begint daarom ook met de beveiliging. Zorg voor een waterdicht systeem, houdt de beveiligingssoftware up-to-date en zorg dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de digitale gebruiks- en veiligheidsvoorschriften. Belangrijke en gevoelige informatie bijvoorbeeld, wordt nog maar al te vaak opgeslagen op een systeem als een laptop bijvoorbeeld, dat kwijt kan raken of gestolen kan worden. Beter maak je als organisatie duidelijke afspraken over de plek waar specifieke informatie opgeslagen dient te worden.
Wanneer er wordt gekozen voor een geheel nieuw systeem voor document management of het aanpassen van een bestaand systeem, dan dient er draagvlak voor te zijn binnen de organisatie. Ook is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het nieuwe systeem goed aansluit bij de huidige werkprocessen, om ergernissen onder het personeel te beperken. Medewerkers kunnen een belangrijke input leveren als het gaat om de werkbaarheid en efficiëntie van een nieuwe systeem. Betrek uw personeel daarom vroegtijdig in dit proces, of zelfs al bij de aanschaf. Zorg daarnaast dat er ruimte blijft voor aanpassingswensen die na verloop van tijd kunnen ontstaan.
Een systeem blijft werkbaar als er duidelijke afspraken gemaakt worden over de manier waarop ermee gewerkt worden én als het systeem wordt bijgehouden. Zorg daarom voor een eenduidige manier van naamgeving bijvoorbeeld en kies ervoor om te werken met 2 databases: één voor de actieve documentatie en één voor de verjaarde data (het archief). Houdt er verder rekening mee dat er tegenwoordig steeds strengere eisen gesteld worden aan databeheer vanuit de Wet Gegevensbeheer. Datavernietiging kan hierin bijvoorbeeld een uitkomst bieden om zorgvuldig afstand te doen van gevoelige informatie of klantgegevens.
Om te voorkomen dat er bedrijfsdata verloren kan gaan, doe je er verstandig aan om te kiezen voor een degelijk back-up systeem. Dataverlies kan namelijk diverse oorzaken hebben, zoals systeemcrashes, onzorgvuldig beheer, digitale diefstal, brand of schadelijke software. In het geval van een goede back-up, kan er altijd een systeem herstel plaatsvinden waardoor de bedrijfsprocessen geen schade oplopen. Services als Google Drive en Dropbox, welke betaalde en gratis versies hebben, zijn handig om online back-ups te maken of om het systeem ook toegankelijk te maken via het internet. Handig voor medewerkers die veel onderweg zijn en toch in het systeem willen werken.
Tot slot is het belangrijk om te onthouden dat document management een dynamisch proces is, dat eigenlijk constant in ontwikkeling hoort te zijn. Beter documentmanagement kan door de optelsom van bovenstaande factoren uiteindelijk leiden tot een hogere omzet en uw klanten zullen hier ook van profiteren. Reden genoeg dus om er meteen mee aan de slag te gaan.