Alles wat je moet weten over ICT outsourcing

Wat is het?

Outsourcing houdt over het algemeen in dat je bepaalde opdrachten binnen je bedrijf aan een externe partij uitbesteedt. Kortom, je huurt iemand in om bepaalde taken van jou over te nemen.

Met ICT outsourcing wordt dan ook het uitbesteden van ICT-taken en –werkzaamheden aan een derde bedoeld. Bijna altijd gaat het om taken die niet tot de ‘core business’ behoren. Bedrijven kiezen er juist voor om die taken uit te besteden zodat ze zich meer kunnen richten op de meer essentiële taken van de organisatie.

Waarom kiezen bedrijven voor ICT outsourcing?

De keuze voor ICT outsourcing wordt meestal onderbouwd met een combinatie van argumenten. Veel bedrijven zullen kostenbesparing aanvoeren als hoofdreden voor ICT outsourcing, anderen geven aan dat het intern houden van de ICT-taken binnen een bedrijf te complex werd.

Dit laatste heeft bijna altijd te maken met het feit dat de ICT-taken niet aansluiten bij de centrale werkzaamheden binnen de organisatie. Toch zijn goede ICT-voorzieningen binnen deze bedrijven een noodzaak en merken bedrijven dat het veel tijd en energie kost om:

• De juiste mensen aan te nemen
• Op de hoogte te blijven van de laatste methoden en technieken van systeembeheer
• En dus: de kwaliteit van de ICT in de organisatie te kunnen blijven waarborgen

Uitbesteden is voor deze bedrijven dan ook een logische keuze en er valt vaak een last van hun schouders.

Wanneer is het tijd om uit te besteden?

Sommige bedrijven maken al tientallen jaren gebruik van ICT outsourcing, anderen houden hun ICT-werkzaamheden bewust liever intern. Een derde groep twijfelt over de overstap – wanneer is het tijd om ICT-taken uit te besteden?

Dit hangt natuurlijk van ieders situatie af. Toch zijn er een aantal signalen die erop wijzen dat je ICT (in elk geval deels) zou moeten uitbesteden:

• Onderhoudskosten worden te hoog
• Systeemintegratie blijft een klus die te veel inspanning kost
• ICT binnen de organisatie wordt te complex (je snapt zaken niet meer of verliest het overzicht)
• De systemen hebben het zwaar met de werklast
• Je hebt steeds nieuw ICT-personeel nodig
• Intern is er te weinig beschikbare kennis en kunde bij ICT-gerelateerde aankopen

Voordelen, nadelen en risico’s van ICT outsourcing

Partijen die ICT-werkzaamheden voor je uit handen kunnen nemen, zullen alleen maar positief zijn over ICT outsourcing. En inderdaad, het heeft een aantal belangrijke voordelen ten opzichte van ICT zelf blijven doen. Toch zijn er ook zeker voordelen van ICT zelf doen en kleven er risico’s aan het uitbesteden van ICT. De belangrijkste zaken op een rijtje:

Voordelen van het zelf doen:

1. Je bent overal direct bij. Als er een storing is, kun je er meteen bovenop zitten en ben je niet afhankelijk van een externe partij die jou op de hoogte moet houden.
2. Behoud van interne kennis en kunde. Je medewerkers hebben misschien moeite bij te blijven met de laatste ontwikkelingen binnen ICT, maar je beschikt in elk geval over je eigen mensen met hun eigen kennis en vaardigheden. Door ICT te outsourcen, raak je die kennis volledig kwijt en zal je ook snel achterop raken met ontwikkelingen binnen de ICT-branche.
3. Je bent nooit afhankelijk. Die afhankelijkheid van een derde kan je vooral parten spelen op het gebied van (slechte) service. Hier kunnen jij, je medewerkers, maar wellicht ook je klanten hinder van ondervinden.

Voordelen van uitbesteden:

1. Je kunt je concentreren op de essentie. ICT komt er voor veel bedrijven bij als een ‘noodzakelijk kwaad’ – je hebt het nodig, maar het maakt helemaal geen onderdeel uit van je core business. Door te outsourcen, maak je je handen vrij en kun je je focussen op de dingen die wel belangrijk zijn.
2. Je profiteert van meer continuïteit. Het bedrijf waar je de ICT-taken aan uitbesteedt, draagt zorg voor vakkundig personeel en voor een soepele gang van zaken.
3. Je krijgt meer denkkracht en creativiteit binnen je bedrijf. Omdat je een bedrijfsproces uitbesteedt, zullen collega’s en betrokkenen meedenken over dit proces en het verloop, de continuïteit en verbetermogelijkheden van andere interne bedrijfsprocessen.

Risico’s van uitbesteden:

1. Problemen met het beheer. Omdat je ICT-taken uitbesteedt aan een externe partij, heb je minder zicht op het beheer. Dit is een kwestie van vertrouwen, maar hier loop je als bedrijf wel een risico mee.
2. Niet nakomen van de afspraken. Ook al maak je in het begin van jullie overeenkomst afspraken via een SLA, als de opdrachtnemer die afspraken niet nakomt, ondervindt jij daar problemen van.
3. Privacy en veiligheid. Outsourcing betekent ook dat je bepaalde delen van je bedrijf open zult moeten stellen voor de opdrachtnemer. Ook dit is een kwestie van vertrouwen. Je loopt het risico dat je vertrouwen beschaamd wordt en dat de externe partij inbreuk maakt op je privacy. Ook loop je risico op misbruik van systeemtoegang en andere kwetsbare punten binnen je bedrijf.

Hoe kies je een betrouwbare outsourcing partner?

Als je besluit ICT-taken uit te besteden, start je zoektocht naar een betrouwbare outsourcing partner. Maar hoe kies je die? We geven je een aantal tips.

1. Bepaal van te voren wat jij belangrijk vindt (en in welke volgorde). Denk dan niet alleen aan de kosten, maar ook aan eventuele kennisvereisten, service en de mate van flexibiliteit.
2. Denk na over hoe jij de samenwerking met de outsourcing partner voor je ziet. Moet de opdrachtnemer bepaalde resultaten behalen? Op welke manier en hoe vaak wil je met de outsourcing partner communiceren over voortgang? Bespreek jouw verwachtingen van te voren uitgebreid met de opdrachtnemer.
3. Zoek naar referenties en ervaringen met de verschillende outsourcing partners die jij op je lijstje hebt staan. Dit geeft je doorgaans een goede indruk van het servicelevel en de aanwezige kennis binnen een bedrijf.